Algemene Voorwaarden

ASTIA IT B.V.

Versie 3.0

1. Definities

1. ASTIA: ASTIA IT B.V. de onderneming gevestigd aan de Lange Dreef 11, 4131 NJ Vianen, ingeschreven bij de KvK onder nummer 97536644.
2. Opdrachtgever: elke partij die producten of diensten afneemt van ASTIA.
3. Diensten: alle werkzaamheden van ASTIA zoals beheer, support, cloud, licenties, advies, implementaties en monitoring.
4. Producten: hardware, software, randapparatuur en andere IT gerelateerde artikelen.
5. Duurovereenkomst: doorlopende dienstverlening zoals Microsoft 365, onderhoud, monitoring en supportabonnementen.
6. Overeenkomst: elke schriftelijke of digitale afspraak tussen ASTIA en opdrachtgever.
7. SLA: document met serviceafspraken zoals responstijden en escalatieprocedures.
8. Leverancier: derde partij waarvan ASTIA producten of licenties betrekt, zoals telecomproviders, softwarepartners of hardwarepartners.

2. Toepasselijkheid

1. Deze voorwaarden gelden voor alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van ASTIA.
2. Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk door ASTIA zijn bevestigd.
3. Inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever worden uitdrukkelijk uitgesloten.
4. Wanneer een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.

3. Offertes en prijzen

1. Offertes zijn vrijblijvend tot schriftelijke bevestiging van ASTIA.
2. Prijzen zijn exclusief btw, transport, administratieve kosten en licentiekosten van derden.
3. Bij prijswijzigingen van leveranciers mag ASTIA prijzen aanpassen, ook binnen lopende overeenkomsten.
4. Offertes en projectprijzen zijn gebaseerd op informatie die opdrachtgever verstrekt. Onvolledige of onjuiste informatie kan leiden tot meerwerk.
5. Meerwerk wordt afzonderlijk gefactureerd tegen de op dat moment geldende tarieven.

4. Medewerking en verantwoordelijkheden opdrachtgever

1. Opdrachtgever moet zorgen voor volledige toegang tot systemen, accounts, documentatie, locaties, werkplekken en voorzieningen zoals internet en stroom.
2. Opdrachtgever zorgt dat medewerkers bereikbaar zijn voor overleg, afstemming en testen.
3. ASTIA mag werkzaamheden opschorten wanneer opdrachtgever medewerking vertraagt.
4. Schade of vertraging veroorzaakt door handelen of nalaten van opdrachtgever komt volledig voor rekening van opdrachtgever.
5. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor intern beveiligingsbeleid zoals wachtwoorden, machtigingen en meldingen van incidenten.

5. Levering van producten

1. Levering vindt plaats zodra producten het magazijn of transport verlaten. Vanaf dat moment ligt het risico bij opdrachtgever.
2. Eigendom blijft bij ASTIA totdat de factuur volledig is betaald.
3. Wanneer opdrachtgever levering weigert, worden producten opgeslagen op kosten en risico van opdrachtgever.
4. Garantievoorwaarden van fabrikanten zijn van toepassing.
5. ASTIA is niet verantwoordelijk voor defecten veroorzaakt door onjuist gebruik, externe factoren of wijzigingen door opdrachtgever of derden.

6. Uitvoering van diensten

1. ASTIA voert diensten uit volgens professionele standaarden en gebruikte best practices.
2. Termijnen zijn streefdata en geen fatale termijnen.
3. Verstoring door factoren buiten de invloed van ASTIA zoals internetproviders, datacenters of cloudleveranciers valt buiten de verantwoordelijkheid van ASTIA.
4. Backups vallen uitsluitend onder de diensten wanneer dit schriftelijk is overeengekomen.
5. Support op producten of software die niet via ASTIA zijn aangeschaft, kan worden geweigerd of als meerwerk worden gefactureerd.

7. Licenties, cloud en abonnementen

1. Alle licenties, accounts en abonnementen worden geleverd onder de voorwaarden van de betreffende leveranciers.
2. Opdrachtgever betaalt voor licenties zolang deze actief zijn bij de leverancier. De facturatie stopt pas wanneer ASTIA deze bij de leverancier heeft kunnen beëindigen.
3. ASTIA mag licenties, accounts en diensten direct blokkeren of beëindigen wanneer:
   a. opdrachtgever facturen niet tijdig betaalt,
   b. opdrachtgever failliet gaat of surseance van betaling aanvraagt,
   c. beveiligingsrisico’s ontstaan door handelen van opdrachtgever.
4. ASTIA is niet aansprakelijk voor gevolgschade zoals dataverlies wanneer licenties worden beëindigd door wanbetaling of faillissement.
5. Bij migratie of offboarding blijven licentiekosten doorlopen totdat klant volledige medewerking heeft verleend aan overdracht of afsluiting.

8. Duurovereenkomsten

1. Duurovereenkomsten hebben een opzegtermijn van dertig dagen tenzij anders overeengekomen.
2. Bij vroegtijdige beëindiging worden vooruitbetaalde bedragen niet gerestitueerd.
3. ASTIA mag tarieven indexeren of wijzigen bij prijswijzigingen van leveranciers.

9. Facturatie en betaling

1. Facturen moeten binnen veertien dagen worden voldaan.
2. Bij te late betaling worden werkzaamheden direct opgeschort.
3. ASTIA mag rente en incassokosten in rekening brengen.
4. ASTIA is bevoegd toegang tot systemen, licenties en diensten te blokkeren totdat betaling volledig is ontvangen.
5. Openstaande facturen worden bij beëindiging direct opeisbaar.

10. Faillissement en betalingsproblemen

1. Wanneer opdrachtgever failliet gaat, surseance van betaling aanvraagt of wanneer beslag wordt gelegd, mag ASTIA:
   a. alle overeenkomsten direct beëindigen,
   b. alle licenties en accounts per direct opheffen,
   c. hardware terugvorderen op basis van eigendomsvoorbehoud,
   d. alle dienstverlening onmiddellijk stoppen,
   e. openstaande bedragen direct opeisen.
2. ASTIA is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door het stopzetten van diensten of licenties in deze situaties.

11. Aansprakelijkheid

1. Aansprakelijkheid van ASTIA is beperkt tot het bedrag dat de verzekering uitkeert.
2. Wanneer geen verzekering van toepassing is, geldt een maximale aansprakelijkheid ter hoogte van het factuurbedrag van de betreffende opdracht.
3. ASTIA is niet aansprakelijk voor indirecte schade zoals winstderving, dataverlies, bedrijfsstilstand of beveiligingsincidenten veroorzaakt door het handelen van opdrachtgever of derde partijen.
4. Claims moeten binnen dertig dagen na ontdekking schriftelijk worden gemeld.

12. Intellectueel eigendom

1. Configuraties, scripts, handleidingen, templatebestanden en documentatie blijven eigendom van ASTIA.
2. Gebruik hiervan is alleen toegestaan binnen het eigen bedrijf van opdrachtgever.

13. Privacy en gegevensverwerking

1. Bij verwerking van persoonsgegevens wordt gewerkt volgens de AVG.
2. Wanneer ASTIA persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.
3. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor correcte en rechtmatige aanlevering van persoonsgegevens.

14. Wijziging van voorwaarden

1. ASTIA mag deze voorwaarden wijzigen.
2. Bij materiële wijzigingen krijgt opdrachtgever dertig dagen om op te zeggen wanneer deze niet akkoord is.

15. Overmacht

1. ASTIA is niet aansprakelijk bij omstandigheden die buiten haar invloed liggen zoals netwerkstoringen, uitval van leveranciers, ziekte, brand, stakingen of natuurrampen.
2. Verplichtingen worden opgeschort tijdens de overmachtsperiode.

16. Toepasselijk recht

1. Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
2. Geschillen worden voorgelegd aan de rechter in het arrondissement Midden Nederland.