Algemene Voorwaarden

Artikel 1. Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:

ASTIA: ASTIA IT B.V., gevestigd aan de Lange Dreef 11, 4131 NJ Vianen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97536644, mede handelend onder de naam ICT Vianen.

Opdrachtgever: elke rechtspersoon of natuurlijk persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf die producten of diensten afneemt van ASTIA.

Diensten: alle werkzaamheden die ASTIA verricht of laat verrichten, waaronder beheer, support, cloud, licenties, advies, implementaties en monitoring.

Producten: hardware, software, randapparatuur en andere IT-gerelateerde artikelen die ASTIA levert.

Duurovereenkomst: een overeenkomst die voorziet in doorlopende dienstverlening, zoals Microsoft 365-abonnementen, managed werkplek, beheer, monitoring of supportdiensten.

Overeenkomst: elke schriftelijke of langs elektronische weg gesloten afspraak tussen ASTIA en opdrachtgever.

SLA: een schriftelijk vastgelegde dienstverleningsovereenkomst met daarin serviceniveaus, responstijden en escalatieprocedures.

Leverancier: een derde partij van wie ASTIA producten, software of licenties betrekt, waaronder cloudleveranciers, telecomproviders, software- en hardwarepartners.

Meerwerk: werkzaamheden of leveringen die buiten de oorspronkelijke offerte of overeenkomst vallen en aanvullend in rekening worden gebracht.

Schriftelijk: communicatie per brief, e-mail of enig ander elektronisch medium dat geschikt is voor bewijsdoeleinden.

Artikel 2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, overeenkomsten en leveringen van ASTIA, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien ASTIA deze schriftelijk heeft bevestigd.

2.3 De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4 Indien een bepaling in deze voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. Partijen treden in dat geval in overleg om een vervangende bepaling overeen te komen die het doel van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.

2.5 ASTIA behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Zie artikel 15 voor de procedure bij materiële wijzigingen.

Artikel 3. Offertes en prijzen

3.1 Alle offertes van ASTIA zijn vrijblijvend en hebben een geldigheidsduur van dertig (30) kalenderdagen na dagtekening, tenzij in de offerte een andere termijn is vermeld.

3.2 Prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven. Transport-, installatie-, administratieve kosten en licentiekosten van derden zijn eveneens niet inbegrepen, tenzij expliciet vermeld.

3.3 Offertes en projectprijzen zijn gebaseerd op de door opdrachtgever verstrekte informatie. Indien deze informatie onjuist of onvolledig blijkt, is ASTIA gerechtigd de prijs aan te passen en eventueel meerwerk apart in rekening te brengen.

3.4 Bij wijziging van kostprijzen, inkoopkosten of tarieven van leveranciers is ASTIA gerechtigd haar prijzen te herzien, ook binnen de looptijd van bestaande overeenkomsten. ASTIA informeert opdrachtgever vooraf schriftelijk over dergelijke wijzigingen.

3.5 Meerwerk wordt altijd vooraf gecommuniceerd, voor zover praktisch mogelijk, en gefactureerd tegen de op dat moment geldende tarieven.

3.6 Een samengestelde offerte verplicht ASTIA niet tot uitvoering van een gedeelte van de opdracht tegen een overeenkomstig deel van de prijs.

Artikel 4. Medewerking en verantwoordelijkheden opdrachtgever

4.1 Opdrachtgever draagt zorg voor tijdige en volledige medewerking die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Hieronder valt in elk geval het verlenen van toegang tot relevante systemen, accounts, documentatie, locaties en basisvoorzieningen zoals stabiel internet en stroom.

4.2 Opdrachtgever zorgt ervoor dat betrokken medewerkers bereikbaar en beschikbaar zijn voor overleg, afstemming en testen gedurende de uitvoering van de opdracht.

4.3 ASTIA is gerechtigd werkzaamheden op te schorten indien de vereiste medewerking van opdrachtgever uitblijft. Eventuele schade of vertraging als gevolg hiervan is volledig voor rekening van opdrachtgever.

4.4 Opdrachtgever is en blijft verantwoordelijk voor het eigen interne beveiligingsbeleid, waaronder het beheer van wachtwoorden, toegangsrechten en tijdige melding van beveiligingsincidenten.

4.5 Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van door hem verstrekte informatie en vrijwaart ASTIA voor aanspraken van derden die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatieverstrekking.

Artikel 5. Levering van producten

5.1 Levering van producten geschiedt op het moment dat de producten het magazijn of vervoermiddel van ASTIA verlaten, dan wel worden overgedragen aan de vervoerder. Vanaf dat moment liggen het risico en de verantwoordelijkheid bij opdrachtgever.

5.2 De eigendom van geleverde producten gaat pas over op opdrachtgever nadat alle verschuldigde bedragen volledig zijn voldaan (eigendomsvoorbehoud).

5.3 Indien opdrachtgever levering weigert of niet in staat is te ontvangen, worden de producten voor rekening en risico van opdrachtgever opgeslagen. Eventuele kosten hiervan komen volledig ten laste van opdrachtgever.

5.4 Op producten zijn de garantievoorwaarden van de fabrikant van toepassing. ASTIA biedt zelf geen aanvullende garantie tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

5.5 ASTIA is niet aansprakelijk voor defecten die zijn ontstaan door onjuist gebruik, externe omstandigheden, of ongeoorloofde wijzigingen door opdrachtgever of derden.

Artikel 6. Uitvoering van diensten

6.1 ASTIA voert haar diensten uit naar beste vermogen en met de zorgvuldigheid die van een professionele IT-dienstverlener mag worden verwacht, conform geldende best practices.

6.2 Genoemde termijnen zijn streefdata. Overschrijding van een termijn geeft opdrachtgever geen recht op schadevergoeding, ontbinding of opschorting van betalingsverplichtingen, tenzij schriftelijk een fatale termijn is overeengekomen.

6.3 Bij verstoringen veroorzaakt door factoren buiten de invloed van ASTIA, zoals storingen bij internet- of cloudleveranciers, datacenters of telecomproviders, draagt ASTIA geen aansprakelijkheid. ASTIA spant zich naar beste vermogen in om opdrachtgever te informeren en hinder te beperken.

6.4 Indien ASTIA een SLA heeft afgesloten met opdrachtgever, gelden de daarin opgenomen serviceniveaus en responstijden. Zonder SLA biedt ASTIA inspanningsverplichtingen op basis redelijkheid en commercieel beleid.

6.5 Backupbeheer en herstelgaranties zijn uitsluitend van toepassing indien dit nadrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en onderdeel uitmaakt van de dienstverlening.

6.6 Support op producten of software die niet via ASTIA zijn aangeschaft, kan worden geweigerd of als meerwerk worden gefactureerd.

6.7 Adviezen van ASTIA zijn gebaseerd op de bij ASTIA bekende informatie en omstandigheden ten tijde van het advies. Aan adviezen kunnen geen rechten worden ontleend indien de feitelijke situatie afwijkt van de verstrekte informatie, of indien de opdrachtgever het advies slechts gedeeltelijk of niet opvolgt.

Artikel 7. Licenties, cloud en abonnementen

7.1 Licenties, accounts en abonnementen worden geleverd en beheerd onder de voorwaarden van de betreffende leveranciers. ASTIA treedt hierbij op als doorverkoper of beheerder en is niet verantwoordelijk voor wijzigingen in het aanbod, de prijsstelling of de voorwaarden van die leveranciers.

7.2 Opdrachtgever is facturatiekosten verschuldigd voor licenties zolang deze actief zijn bij de leverancier. Facturatie stopt uitsluitend nadat ASTIA de betreffende licentie of dienst bij de leverancier heeft kunnen beëindigen, waarvoor voldoende medewerking van opdrachtgever vereist is.

7.3 ASTIA is gerechtigd licenties, accounts en diensten met onmiddellijke ingang te blokkeren of te beëindigen indien:

a.    opdrachtgever facturen niet binnen de betalingstermijn voldoet;

b.    opdrachtgever in staat van faillissement verkeert, surseance van betaling heeft aangevraagd, of beslag is gelegd op zijn vermogen;

c.    het handelen van opdrachtgever naar oordeel van ASTIA een aanzienlijk beveiligingsrisico vormt voor systemen of derden.

7.4 ASTIA is niet aansprakelijk voor gevolgschade, waaronder dataverlies, bedrijfsstilstand of reputatieschade, die voortvloeit uit de beëindiging van licenties of diensten als gevolg van wanbetaling, faillissement of een beveiligingsrisico.

7.5 Bij migratie of offboarding blijven licentiekosten doorlopen totdat opdrachtgever volledige medewerking heeft verleend aan de overdracht of beëindiging van de diensten.

Artikel 8. Duurovereenkomsten

8.1 Duurovereenkomsten worden aangegaan voor onbepaalde tijd en zijn maandelijks opzegbaar met inachtneming van een opzegtermijn van dertig (30) kalenderdagen, tenzij in de overeenkomst uitdrukkelijk een afwijkende termijn of minimale looptijd is vastgelegd.

8.2 Opzegging dient schriftelijk te geschieden. Opzeggingen via telefonische mededeling worden niet aanvaard.

8.3 Reeds gefactureerde of vooruitbetaalde bedragen worden bij vroegtijdige beëindiging niet gerestitueerd.

8.4 ASTIA is gerechtigd tarieven jaarlijks te indexeren op basis van de CBS-consumentenprijsindex (CPI), dan wel bij tussentijdse prijswijzigingen van leveranciers. ASTIA informeert opdrachtgever ten minste dertig (30) dagen vooraf schriftelijk over tariefswijzigingen.

Artikel 9. Facturatie en betaling

9.1 Facturen dienen binnen veertien (14) kalenderdagen na factuurdatum te worden voldaan, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen.

9.2 Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever van rechtswege in verzuim. ASTIA is dan gerechtigd de wettelijke handelsrente als bedoeld in artikel 6:119a BW in rekening te brengen, berekend vanaf de vervaldatum.

9.3 Alle buitengerechtelijke incassokosten komen volledig ten laste van opdrachtgever, conform de staffel van het Besluit Incassokosten (BIK), met een minimum van EUR 75,00.

9.4 Bij overschrijding van de betalingstermijn is ASTIA gerechtigd de werkzaamheden onmiddellijk op te schorten en de toegang tot systemen, licenties en diensten te blokkeren, zonder dat opdrachtgever aanspraak kan maken op schadevergoeding.

9.5 Betaling door opdrachtgever strekt eerst tot voldoening van verschuldigde kosten en rente, vervolgens op de oudste openstaande facturen.

9.6 Opdrachtgever heeft geen recht op verrekening of opschorting van zijn betalingsverplichting, tenzij een vordering door ASTIA schriftelijk is erkend of in rechte onherroepelijk is vastgesteld.

9.7 Bij beëindiging van de overeenkomst worden alle openstaande facturen onmiddellijk volledig opeisbaar.

Artikel 10. Faillissement en betalingsproblemen

10.1 Indien opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, onder bewind of curatele wordt gesteld, dan wel (executoriaal) beslag op zijn vermogen of bedrijfsmiddelen wordt gelegd, is ASTIA gerechtigd, zonder nadere ingebrekestelling:

d.    alle lopende overeenkomsten met onmiddellijke ingang te ontbinden;

e.    alle licenties, accounts en beheerde diensten per direct op te heffen of te blokkeren;

f.     geleverde hardware terug te vorderen op grond van het eigendomsvoorbehoud;

g.    alle dienstverlening onmiddellijk te staken;

h.    alle openstaande bedragen onmiddellijk op te eisen.

10.2 ASTIA is niet aansprakelijk voor enige schade die opdrachtgever of derden lijden als gevolg van het stopzetten van diensten of het blokkeren van licenties in de in lid 1 genoemde omstandigheden.

Artikel 11. Aansprakelijkheid

11.1 De totale aansprakelijkheid van ASTIA voor directe schade is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval wordt uitgekeerd onder de beroepsaansprakelijkheidsverzekering van ASTIA.

11.2 Indien om welke reden dan ook geen uitkering plaatsvindt onder de verzekering, is de aansprakelijkheid van ASTIA beperkt tot maximaal de netto-factuurwaarde van de opdracht waaruit de schade is voortgevloeid, over een periode van ten hoogste drie (3) maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit.

11.3 ASTIA is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens, reputatieschade of schade als gevolg van bedrijfsstilstand.

11.4 ASTIA is niet aansprakelijk voor beveiligingsincidenten, datalekken of schade die voortvloeit uit handelen of nalaten van opdrachtgever, derden of leveranciers.

11.5 Aanspraken op schadevergoeding vervallen indien deze niet schriftelijk en gemotiveerd bij ASTIA zijn gemeld binnen dertig (30) kalenderdagen na het moment waarop opdrachtgever de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had kunnen ontdekken.

11.6 De beperking van aansprakelijkheid geldt niet in gevallen van opzet of bewuste roekeloosheid van ASTIA zelf.

Artikel 12. Intellectueel eigendom

12.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op door ASTIA ontwikkelde of ter beschikking gestelde configuraties, scripts, handleidingen, templatebestanden, rapportages en documentatie berusten bij ASTIA.

12.2 Opdrachtgever verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor gebruik binnen de eigen organisatie, voor de duur van de overeenkomst.

12.3 Het is opdrachtgever niet toegestaan materialen van ASTIA te verveelvoudigen, openbaar te maken, te verkopen of aan derden te verstrekken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ASTIA.

Artikel 13. Geheimhouding

13.1 Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de andere partij ontvangen. Als vertrouwelijk geldt alle informatie waarvan partijen redelijkerwijs kunnen begrijpen dat deze vertrouwelijk van aard is.

13.2 Partijen leggen deze verplichting ook op aan hun medewerkers en derden die bij de uitvoering van de overeenkomst zijn betrokken.

13.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die:

i.     reeds openbaar was op het moment van ontvangst;

j.     door de ontvangende partij onafhankelijk is ontwikkeld zonder gebruik van de vertrouwelijke informatie;

k.    op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel moet worden verstrekt.

13.4 De geheimhoudingsverplichting blijft ook na het einde van de overeenkomst van kracht.

Artikel 14. Privacy en gegevensverwerking

14.1 ASTIA verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en overige toepasselijke privacywetgeving.

14.2 Indien ASTIA in opdracht van opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt als verwerker in de zin van de AVG, sluiten partijen een verwerkersovereenkomst. ASTIA verstrekt op verzoek een standaard verwerkersovereenkomst.

14.3 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens die hij aan ASTIA verstrekt en vrijwaart ASTIA voor aanspraken van betrokkenen of toezichthouders die voortvloeien uit onrechtmatige aanlevering.

Artikel 15. Wijziging van voorwaarden

15.1 ASTIA is gerechtigd deze algemene voorwaarden te wijzigen.

15.2 Bij materiële wijzigingen ontvangt opdrachtgever ten minste dertig (30) kalenderdagen voor de inwerkingtreding schriftelijk bericht. Indien opdrachtgever niet akkoord gaat met de wijzigingen, heeft hij gedurende deze termijn het recht de overeenkomst schriftelijk op te zeggen per de datum waarop de gewijzigde voorwaarden in werking treden.

15.3 Voortgezet gebruik van de diensten na de ingangsdatum van gewijzigde voorwaarden geldt als aanvaarding daarvan.

Artikel 16. Klachtenregeling

16.1 Klachten over de uitvoering van de overeenkomst dienen zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen veertien (14) kalenderdagen na constatering, schriftelijk en gemotiveerd bij ASTIA te worden ingediend.

16.2 ASTIA bevestigt ontvangst van de klacht en streeft ernaar deze binnen vijf (5) werkdagen inhoudelijk te beantwoorden. Bij complexere klachten wordt opdrachtgever binnen deze termijn geïnformeerd over de verwachte afdoeningstermijn.

16.3 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op.

Artikel 17. Overmacht

17.1 ASTIA is niet aansprakelijk voor niet, niet tijdige of niet volledige nakoming van verplichtingen indien dit het gevolg is van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: elke van de wil van ASTIA onafhankelijke omstandigheid die nakoming tijdelijk of blijvend verhindert, waaronder begrepen maar niet beperkt tot: storingen bij internetproviders of datacenters, uitval van cloudleveranciers, stakingen, brand, overheidsmaatregelen, pandemieën en natuurrampen.

17.2 Verplichtingen worden opgeschort voor de duur van de overmachtsituatie. Indien de overmacht langer dan negentig (90) kalenderdagen duurt, zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden voor zover deze door de overmacht wordt geraakt, zonder recht op schadevergoeding.

17.3 ASTIA informeert opdrachtgever zo spoedig mogelijk schriftelijk over een overmachtsituatie en de verwachte duur daarvan.

Artikel 18. Elektronische communicatie

18.1 Communicatie per e-mail is juridisch bindend en geldt als schriftelijke communicatie in de zin van deze voorwaarden, mits verzonden vanuit of naar de bij ASTIA bekende e-mailadressen van partijen.

18.2 ASTIA is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het niet of te laat ontvangen van e-mails als gevolg van technische storingen of foutieve verzending door opdrachtgever.

Artikel 19. Toepasselijk recht en geschilbeslechting

19.1 Op alle overeenkomsten tussen ASTIA en opdrachtgever is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

19.2 Partijen verplichten zich bij een geschil eerst in goed overleg tot een oplossing te komen, alvorens een gerechtelijke procedure aanhangig te maken.

19.3 Indien partijen er in onderling overleg niet uitkomen, worden geschillen uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Midden-Nederland.